Untuk menjamin pelaksanaan SPMI dalam bidang akademik dan non akademik terlaksana secara efektif maka aktivitas manajemen SPMI dilaksanakan dengan menggunakan metoda PPEPP.
A. Asas dan Prinsip SPMI
- SPMI dilakukan di setiap unit di lingkungan Universitas Sebelas Maret.
- SPMI menggunakan acuan yang terstandar berdasarkan Permeristekdikti No. 62 tahun 2016 dan Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020
- SPMI dilakukan berdasarkan data dan informasi yang akurat (big data UNS) dengan memanfaatkan teknologi digital.
- Penerapan SPMI dilakukan secara berkelanjutan menggunakan 5 langkah, yaitu Penetapan Standar – Pelaksanaan Standar – Evaluasi Standar – Pengendalian Standar – Peningkatan Standar [PPEPP]
B. Ruang lingkup SPMI
Ruang lingkup sistem penjaminan mutu internal UNS meliputi seluruh aspek dari pengelolaan dan penyelenggaraan perguruan tinggi sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi baik dibidang akademik atau non akademik.
C. Metode PPEPP
Metode PPEPP digunakan untuk memastikan kegiatan SPMI berjalan dengan lancar, yaitu:
- Penetapan (P)
Mekanisme penetapan standar adalah sebagai berikut:
- Standar Pendidikan Tinggi (Standar Dikti) Universitas yang meliputi Standar Nasional yang bersifat wajib dan minimal serta standar Dikti yang bersifat wajib dan melampaui.
- Standar Tambahan yang bersifat penambahan dan ruang lingkupnya di luar area yang diatur dalam Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 dan instrument BAN-PT baik APS maupun APT.
- Standar Turunan adalah standar yang bersifat khusus dan melampaui dari standar-standar yang ada dan merupakan turunan dari standar Dikti.
- Pelaksanaan (P)
Seluruh dokumen terimplementasi dan melekat pada struktur organisasi yang berlaku di Universitas Sebelas Maret dan berada pada seluruh tingkatan secara berjenjang mulai dari :
- Tingkat Universitas: Rektor dan para Wakil Rektor
- Tingkat Fakultas/Pascasarjana/Sekolah Vokasi: Dekan dan para wakil dekan beserta Unit Penjaminan Mutu UPPS (Unit Pengelola Program Studi)
- Tingkat Program studi: Kepala Program Studi beserta Gugus Kendali Mutu (GKM)
- Tingkat Biro, Lembaga, dan Unit: Pimpinan Unit dan unit penjaminan mutu di biro/unit/lembaga tersebut
- Seluruh warga kampus wajib melaksanakan dokumen SPMI Universitas Sebelas Maret.
- Evaluasi Pelaksanaan (E)
Audit Mutu Internal (AMI) dilaksanakan oleh LPPMP bersama dengan UPM fakultas. Fokus Audit Mutu Internal adalah memeriksa pelaksanaan dan pemenuhan semua standar dan IKU UNS serta proses bisnis di UNS. Hasil AMI dilaporkan oleh Ketua LPPMP, dan SPI kepada Rektor. Hasil AMI ini digunakan untuk menilai kinerja SPMI di lingkungan Universitas Sebelas Maret. AMI dilaksanakan setiap tahun dalam 2 level, yaitu AMI level 1 dan AMI level 2. AMI level 2 dilaksanakan setelah AMI level 1. AMI Biro/Lembaga/Unit dilaksanakan antar Biro/Lembaga/Unit bersamaan dengan AMI level 2.
- Pengendalian (P)
Pengendalian Standar dilakukan melalui Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). UNS menetapkan RTM dilaksanakan 2 (dua) kali yaitu setelah pelaksanaan AMI. Pada setiap RTM, ada 7 (tujuh) agenda yang harus dibicarakan yaitu:
- Hasil AMI
- Umpan Balik
- Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk
- Status tindakan pencegahan dan perbaikan
- Tindak Lanjut Rapat Tinjauan Manajemen tahun sebelumnya’
- Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem penjaminan mutu
- Rekomendasi untuk perbaikan
- Peningkatan (P)
Peningkatan Standar UNS dilakukan apabila dalam RTM tingkat fakultas maupun tingkat universitas terdapat hasil yang sudah memenuhi standar yang ditetapkan. Peningkatan Standar UPPS direkomendasikan oleh Ketua UPM, untuk kemudian ditetapkan oleh Dekan. Peningkatan standar berdasarkan analisis data dan dilakukan secara partisipatif dan kolegial.